Statement on the Norwegian Transparency Act - Åpenhetsloven 2023
Denne uttalelsen blir formulert av Frilufts Retail Europe AB ("Frilufts Retail") på vegne av gruppen og dets relevante datterselskaper, særlig Naturkompaniet AS, i samsvar med den norske åpenhetsloven, og utgjør uttalelsen for regnskapsåret som slutter 31. desember 2023.
Frilufts Retail er et datterselskap av Fenix Outdoor International AG ("Fenix Outdoor"). Fenix Outdoor er en gruppe selskaper som utvikler og markedsfører utstyr av høy kvalitet for friluftsliv gjennom et utvalgt nettverk av forhandlere, med høy servicegrad og profesjonalitet for selektive og nøye endekunder. Fenix Outdoor-gruppen består av fire merkevarer og fem detaljhandelsorganisasjoner. Frilufts Retail samhandler totalt sett med mer enn 500 forretningspartnere og har opptil 30 000 ulike produkter i sortimentet. Frilufts Retail er morselskapet til Friluftsland A/S i Danmark, Globetrotter AusrüstungGmbH i Tyskland, Naturkompaniet AB i Sverige, Naturkompaniet AS i Norge, Partioaitta Oy i Finland og Trekitt Ltd. i Storbritannia. Produktene selges både på nettet samt i mer enn 100 butikker. Naturkompaniet i Norge består for øyeblikket av 12 (9 Naturkompaniet og 3 Fjällräven) butikker i tillegg til e-handel.
CSR (Corporate Social Responsibility) og Compliance er organisert som sentrale tjenesteenheter, og Chief Sustainability Officer (CSO) rapporterer direkte til administrerende direktør og styreleder i Fenix Outdoor. CSO-funksjonen er etablert på gruppenivå i Fenix Outdoor og koordinerer bærekrafts- og social compliance activities for gruppen. CSO fastsetter og definerer rammer og retningslinjer på disse områdene. Frilufts Retail CSR Manager rapporterer til CSO og Frilufts Retail-ledelsen. Denne stillingen koordinerer bærekrafts- og social compliance activities for Frilufts Retail og dets nevnte medlemmer. Junior Sustainability Associate har en funksjonell rapporteringslinje til den sentrale CSR-enheten og tar seg av alle bærekraftsaktiviteter i Sverige og Norge knyttet til Naturkompaniet.
Som det vil bli utdypet i denne uttalelsen, er sosial rettferdighet, miljøvern og etikk grunnlaget for Fenix Outdoors konstitusjon kalt "The Fenix Way", og det er etablert systemer på gruppenivå for å sikre Compliance. Frilufts Retail, inkludert Naturkompaniet AS, "drar nytte" av disse systemene. Imidlertid må det utvikles, forbedres og implementeres systemer for å oppfylle kravene i den norske åpenhetsloven. Med bakgrunn i dette vil denne uttalelsen bli oppdatert fra tid til annen når nye omstendigheter oppstår eller når ytterligere prosedyrer blir definert. Derfor danner denne uttalelsen også grunnlaget for kontinuerlig forbedring av interne prosesser for å sikre Compliance, og spille vår rolle i å begrense brudd på menneskerettighetene i verdikjeden og bidra til tryggere og bedre arbeidsforhold i verdikjeden, samt miljøvern.
Forpliktelse på høyeste selskapsnivå
Ansvaret for denne policyuttalelsen ligger hos administrerende direktør i Frilufts Retail, divisjonsdirektørene og Fenix Outdoors CSO. Den regionale Junior CSR Associate og Frilufts Retail CSR Manager er ansvarlige for å håndtere implementeringen av denne uttalelsen. Dette sikrer at ikke bare hvert område av selskapet er klar over sitt eget ansvar for å respektere menneskerettighetene og implementere dem i det daglige arbeidet.
Vi vil fortsette med allerede etablerte tiltak og iverksette ytterligere tiltak for å sikre at vi er i samsvar med den norske åpenhetsloven som beskrevet i dette dokumentet.
Referanse til internasjonale standarder og anerkjennelse av eksisterende retningslinjer
I februar 2012 ble Fenix Outdoor det første friluftsselskapet som ble undertegner av FNs Global Compact, en samling av ti universelle etiske og bærekraftsprinsipper med fokus på menneskerettigheter, arbeidsliv, miljø og antikorrupsjon. Vi innførte et Compliance system ("CMS") i 2012, og vi forbedrer og utvikler kontinuerlig dette systemet. CMS-konseptet er i samsvar med de viktigste gjeldende standardene, nemlig IDW PS 980 og ISO 19 600. I 2013 publiserte vi "The Fenix Way", et etisk veiledningsdokument som inkluderer en adferdsnorm for våre ansatte og en adferdsnorm for våre leverandører, og bekrefter vårt engasjement for å følge prinsippene som er fastsatt i ulike internasjonale standarder og prinsipper, inkludert FNs retningslinjer for næringsliv og menneskerettigheter, FNs universelle menneskerettighetserklæring og FNs Global Compact.
Når det gjelder ansatte og forretningspartnere, søker Fenix Outdoor å overholde alle gjeldende nasjonale lover, regler og forskrifter, og har implementert retningslinjer (inkludert vår adferdsnorm og ytterligere etiske retningslinjer), praksis og prosedyrer for å sikre overholdelse. Vi reviderer jevnlig våre retningslinjer for å inkludere forpliktelser knyttet til miljø og menneskerettigheter i våre forretningsaktiviteter, forsyningskjeder og investeringsbeslutninger. I 2013 ble Fenix Outdoor også medlem av Fair Labor Association (FLA) for å systematisk håndtere prinsipper og risiko knyttet til arbeidsforhold i våre forsyningskjeder. I 2018 fikk vi full akkreditering av vårt program for sosial etterlevelse fra FLAs styre.
Våre ansatte og entreprenører har tilgang til en varslingstelefon for å rapportere potensielt uetiske eller upassende forretningspraksis. Dette inkluderer rapporter og påstander som kan rettes mot noen av våre Fenix Outdoor-enheter, våre kunder, våre leverandører og deres ansatte eller noen andre enheter eller enkeltpersoner som driver forretninger med oss. Vi har en policy om ikke å hevne oss mot varslere. Våre prosedyrer for håndtering av klager gjør det også mulig for interne eller eksterne parter å rapportere om menneskerettighets- og arbeidsforholdsspørsmål.
Før 2018 hadde vi allerede implementert et risikorammeverk for å lette identifisering, vurdering og håndtering av miljømessige, politiske, omdømmemessige og sosiale risikoer knyttet til enhver form for forretningsforhold, kjent som Country Risk Assessment Tool. Dette er en del av vårt globale omdømmemessige risikorammeverk og håndterer miljø- og menneskerettighetsspørsmål.
Beskrivelse av tiltak og ansvarsområder
Nedenfor beskrives strategien og statusen for tiltakene som er iverksatt for å sikre at Frilufts Retail, spesielt Naturkompaniet AS, har et egnet og effektivt risikostyringssystem som fullt ut oppfyller kravene i den norske åpenhetsloven. Tiltakene gjelder for Naturkompaniet og hele Frilufts Retail-organisasjonen og er et viktig supplement til Fenix Outdoor-gruppens aktiviteter som er beskrevet ovenfor.
Frilufts Retail Brand Supplier Code of Conduct ("CoC")
CoC er en del av de forebyggende tiltakene for direkte leverandører og gir den kontraktsmessige forsikringen om å overholde kravene fastsatt i CoC. Den interne Frilufts Retail Supplier Code of Conduct for implementering av etiske retningslinjer foreskriver mål, intern prosedyre, eierskap, revisjon, eskaleringsprosess etc. Interne team blir regelmessig informert og opplært, som spiller en nøkkelrolle for å følge policyen.
Higg Brand & Retail Module (BRM) og egen ESG-vurdering
Higg Brand & Retail Module (BRM) av Cascale, den tidligere Sustainable Apparel Coalition, er et ledende, helhetlig rammeverk som skaper en bransjespesifikk metode for merkevarer og forhandlere for å evaluere og forbedre ytelsen til miljø, sosial og styring (ESG) langs deres globale verdikjeder. BRM brukes til å evaluere og forbedre egen ytelse og samtidig etterspørres BRM fra merkevarer, som er en del av koalisjonen.
Som et ytterligere undersøkelsestiltak for høyrisikoleverandører utviklet vi vår egen ESG-rating for bedre å kunne vurdere den faktiske risikodisponeringen og utlede passende og hensiktsmessige forebyggende tiltak.
Klagemekanisme
Vi oppfordrer våre ansatte til å rapportere mistenkte brudd på retningslinjene gjennom eksisterende klageordninger i Fenix Outdoor-gruppen. Dette inkluderer lokal ledelse, lokale HR-avdelinger eller varslingslinjen for etterlevelse. Alle forretningspartnere og tredjeparter til Frilufts Retail har muligheten til å rapportere potensielle brudd via http://www.fenixoutdoor.ethicspoint.com og http://www.fenixoutdoor-mobile.ethicspoint.com.
Ansvarlighet og tiltak
Vi opprettholder interne standarder og prosedyrer for ansvarlighet som gjelder for Frilufts Retails salgspartnere som ikke oppfyller selskapets standarder:
Vi følger en nulltoleransepolitikk når det gjelder juridiske minimumsstandarder, og vi tar passende tiltak i tilfelle manglende overholdelse eller enkeltstående brudd. Handlingen vi tar avhenger av alvoret i bruddet. Mindre brudd fører vanligvis til muligheten for forbedring innen en egnet og bindende periode. Hvis tiltak for forbedring ikke blir gjennomført innen forbedringsperioden, vil forretningsforholdet bli alvorlig skadet, noe som kan føre til at vi avslutter forretningsforbindelsen. Hvis det ikke er mulig å rette opp situasjonen i overskuelig fremtid, skal vår forretningspartner varsle oss uten forsinkelse og gi oss en plan med en tidsramme for å avslutte eller minimere bruddet. Vesentlige eller bevisste brudd på retningslinjene vil ikke bli akseptert og fører vanligvis til umiddelbar avslutning av forretningsforbindelsen.
Bevissthet og opplæring
I rapporteringsperioden ble det gitt intern opplæring om rammer for beskyttelse av menneskerettigheter og interne prosedyrer, og dette vil fortsette i 2024 og fremover.
I 2024 vil vi utarbeide mer opplæringsmateriell og gjøre det tilgjengelig for nye merker i løpet av innføringsprosessen, samt for allerede eksisterende merker. I fremtiden vil vi vurdere måter å tilby enda mer spesialisert opplæringsmateriell om emner som CMS, retningslinjer, klagemekanismer, revisjon osv.
Dokumentasjon, rapportering og vurdering av effektivitet
Vi dokumenterer identifiserte menneskerettighets- og miljørelaterte risikoer og faktiske brudd, inkludert oppfølgingstiltakene.
Vi vil gjennomføre en årlig vurdering av effektiviteten og trekke konklusjoner for fremtidige tiltak.
Vi bruker Global Reporting Initiative Reporting Standard for årlig rapportering om fremdriften i vår bærekrafts- og complianceagenda.
En rapport om menneskerettighets due diligence vil bli levert hvert år til relevante myndigheter og interessenter.
Aiko Bode
Chief Compliance & Sustainability Officer
Henrik Hoffman
CEO
Frilufts Retail Europe AB
Naturkompaniet AB & Globetrotter GmbH
Vice president Fenix Outdoor AG